Wissenswertes zur Word-Formatierung

Egal ob Selfpublisher oder Student – der heutige Artikel richtet sich an alle, die in Word mit den Tücken der Formatierung zu kämpfen haben. Dabei soll es weniger um konkrete Tipps zur Umsetzung gehen, sondern um ein Grundlagenverständnis dafür, wie die Formatierung in Word aufgebaut ist. 

Ausgangspunkt dieses Artikels ist der hier verlinkte Forumsfaden bei bod.de. In diesem Fall ging es um einen Leerraum vor einer Kapitelüberschrift, der mittels "Abstand vor" angelegt worden war. Der Themenstarter hatte nun das Problem, dass dieser Abstand nach einem manuellen Seitenumbruch nicht durchgängig eingehalten wurde. Die folgenden Zeilen sind nicht als Lösung für diesen konkreten Fall zu verstehen (das ist mittels Ferndiagnose ohnehin stets schwierig). Sie sollen stattdessen aufzeigen, wie es zu derartigen Problemen überhaupt kommen kann. 

Formatvorlagen 

Lässt man technische Fehler einmal außen vor, resultieren solche Schwierigkeiten in der Regel aus den im Dokument verwendeten Formatierungen. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die Begriffe Formatvorlage, Zeichenformat und Absatzformat. Anders als es bei den gängigen Layout-Programmen (z. B. InDesign) der Fall ist, unterscheidet Word die letzten beiden nicht explizit, macht sich aber deren Funktionen zunutze und fasst sie in den genannten Formatvorlagen zusammen. 

Eine Formatvorlage besteht also aus verschiedenen Zeichen- und Absatzformaten. Jedes Textelement verfügt über eine solche Formatvorlage, auch wenn Sie diese nicht eigens angelegt oder zugeordnet haben. Öffnet man z. B. ein neues Dokument und schreibt einen Absatz, so weist Word diesem Absatz automatisch die Formatvorlage "Standard" zu. Die zugehörigen Zeichenformate sind die Schriftart Times New Roman und die Schriftgröße 12. Zudem enthält die Vorlage "Standard" die Absatzformate linksbündig, einzeilig, keine Abstände oder Einzüge sowie eine Absatzkontrolle.

Zeichen- und Absatzformate 

Word ermöglicht es dem Nutzer nun, sowohl Zeichen- als auch Absatzformate manuell im Text zu ändern. So kann man etwa zur Schriftart Arial wechseln, die Schriftgröße auf 10 verringern oder einzelne Wörter kursiv setzen. Dies alles sind geänderte Zeichen­formate. Weist man dem Text stattdessen einen Blocksatz und einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen zu, handelt es sich um eine Anpassung des Absatzformates. 

Diese Unterscheidung ist wichtig, denn während das Absatzformat stets für den gesamten Absatz gilt, kann ein Zeichenformat sowohl den kompletten Absatz als auch nur einzelne Teile davon betreffen. Das Zeichenformat kann somit Teil des Absatzformates sein, nicht aber umgekehrt. Bei der Formatvorlage "Standard" sind die Zeichenformate Times New Roman und Schriftgröße 12 Teil des Absatzformates, weil sie den ganzen Absatz betreffen. 

Um die Sache noch komplizierter zu machen, wechselt Word nun aber nicht automatisch die zugeordnete Formatvorlage, sobald Änderungen an den Zeichen- oder Absatzformaten im Text vorgenommen werden. Mit anderen Worten: Zwei Absätzen mit völlig unterschiedlicher Zeichen- oder Absatzformatierung kann ein und dieselbe Formatvorlage zugewiesen sein. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Selbst nach allen oben genannten Änderungen der Zeichen- und Ansatzformate ist die zugewiesene Formatvorlage des Absatzes immer noch "Standard". 

Probleme 

Problematisch wird dieser Umstand etwa dann – und hier greifen wir noch einmal kurz auf den ursprünglichen Fall zurück –, wenn bei einem bestimmten Absatzformat die Funktion "Keinen Abstand zwischen Absätzen gleicher Formatierung einfügen" aktiviert ist. Dies macht man z. B. gerne bei Fließtexten, um unnötige Zwischen­räume zu vermeiden. Soll der folgende Absatz allerdings eine Überschrift sein, deren Absatzformat mittels "Abstand vor" so eingestellt wurde, dass sich davor ein Leerraum ergibt, muss dafür auch eine andere Formatvorlage verwendet werden. Sonst ignoriert Word den eingestellten Abstand, selbst wenn Sie vor der Überschrift einen manuellen Seitenumbruch einfügen. 

Worauf ist also zu achten? 

Wenn Sie z. B. Selfpublisher sind und Word als Ersatz für ein professionelles Layout-Programm nutzen möchten, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Absatzformate Sie für Ihren Text brauchen. Für ein einfaches Roman-Layout genügen üblicherweise eine Kapitelüberschrift, ein Absatz ohne Einzug der ersten Zeile, der nach einer Überschrift oder einer Leerzeile verwendet werden soll, und ein Standardabsatz mit Einzug. Für diese drei Absatzformate legen Sie nun jeweils eine Formatvorlage an und benennen diese entsprechend, also etwa: 

• Kapitel
• Erster Absatz
• Standardabsatz 

Hier können Sie nun jeweils die gewünschten Zeichen- und Absatzformate einstellen, die standardmäßig für einen Absatz der entsprechenden Formatierung gelten sollen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, wird an anderer Stelle näher beleuchtet. Wichtig ist, dass Sie jedem Absatz stets die passende Formatvorlage zuweisen. Dies lässt sich zum Teil automatisieren, indem Sie z. B. vorgeben, dass auf "Kapitel" immer "Erster Absatz" folgen soll. 

Einzelne Änderungen an den Zeichenformaten, etwa die Kursivsetzung eines Wortes, nehmen Sie dann wie gewohnt direkt im Text vor. Auf diese Weise bleibt Ihr Dokument ordentlich formatiert. Zudem lässt sich langfristig auch eine Menge Arbeit sparen: Wenn Sie sich im Nachhinein z. B. für eine kleinere Schriftgröße entscheiden, können Sie diese Änderung direkt in den Formatvorlagen vornehmen und die entsprechenden Absätze einfach aktualisieren, ohne alles manuell erledigen zu müssen.